Afinal, como posso ​reduzir custos em eventos e manter a qualidade?

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Reduzir custos em eventos pode parecer uma tarefa bastante difícil, não é mesmo? Afinal, há sempre muitos detalhes que devem ser analisados e planejados com cuidado para que o orçamento seja controlado, consequentemente, respeitando o que se esperava gastar.

Além disso, é preciso diminuir os custos sem que haja perda na qualidade do serviço, por exemplo, fazer uma quantidade maior de salgados do que o ideal é algo desnecessário e também uma forma de desperdiçar alimentos. Logo, deve-se ter cautela com os altos gastos e prezar sempre pela melhor execução do trabalho.

Para isso, conte com um sistema de planejamento em que cada etapa do processo do evento seja estudada com atenção observando alternativas que proporcionem economias. Lembre-se de que, ao mesmo tempo, é preciso manter a excelência no serviço prestado.

Para saber mais sobre o assunto, confira este texto que preparamos especialmente para você, com algumas dicas de como reduzir os gastos em um evento! Continue a leitura e saiba mais!

Defina um local apropriado

Um grande gasto na hora de definir o evento está no local em que ele será realizado? Por isso, opte por um espaço apropriado, ou seja, o lugar deve acomodar, com conforto, o número definido de convidados e a equipe que comandará o funcionamento do evento. Além disso, deve comportar:

  • uma cozinha ampla e limpa;
  • equipamentos eletrodomésticos que funcionem perfeitamente (geladeira, frigorífico, fogão, micro-ondas etc.);
  • banheiros suficientes para todos;
  • despensa;
  • área de estacionamento;
  • área de entretenimento infantil (caso esse seja o seu público);
  • ar-condicionado no local.

Portanto, é muito importante selecionar um local que se encaixe adequadamente no tipo de evento que será criado. No caso de algo pequeno, é possível economizar ao não fechar negócio em um espaço que seja muito maior do que o necessário.

Logo, veja quais são as suas reais necessidades e se baseie nelas para determinar o estabelecimento mais indicado para a sua situação.

Escolha a data adequada

É essencial ter atenção ao calendário de eventos para escolher a data mais oportuna para que seja possível economizar em alguns gastos. Tenha em mente que finais de semana e alguns feriados costumam fazer com que o aluguel do lugar saia mais caro.

Além disso, é comum que o preço do serviço dos fornecedores também aumente nessas épocas. Portanto, busque alternativas, como datas menos concorridas, para realizar o seu evento.

Firme parcerias

A relação com os fornecedores deve ser sempre de muita cordialidade e compromisso. Por isso, faça questão de manter um relacionamento próximo e fiel com os seus parceiros de negócios. Afinal, na hora de buscar alternativas para economizar nos custos dos serviços, os fornecedores serão grandes aliados para o sucesso desse objetivo.

É sempre importante negociar os preços com os fornecedores. Uma forma de fazer isso está no modo de pagamento, que pode ser à vista com desconto ou com mais parcelas, porém, sem juros.

É ainda possível negociar as formas de serviços, por exemplo, no caso do local do evento ser muito distante da cidade, veja se os responsáveis pelo lugar fornecem locomoção para os seus funcionários com custo simbólico.

Outra opção é negociar a decoração do ambiente. Afinal, um estabelecimento que oferece a decoração do local como cortesia ou com esse serviço já incluído no preço final acordado, será um diferencial no mercado.

É sempre bom negociar também oferecendo a divulgação dos serviços prestados para outros parceiros em potencial. Desse modo, estude o que pode ser feito e oferecido em troca, para que você e o seu fornecedor tenham vantagens nessa parceria. Com isso, é possível reduzir muitos custos, ao mesmo tempo em que se mantém a qualidade do serviço.

Confirme a presença dos convidados

É essencial que a confirmação dos convidados que comparecerão ao evento seja feita. Isso é uma maneira de evitar o desperdício de alimentos, saber exatamente o número de salgados que deve ser confeccionado e também a demanda de funcionários que será necessária para cobrir, com eficiência, a confraternização.

Assim, com a quantidade certa de convidados, será possível fazer um planejamento correto e inteligente, além de ter a certeza de qual será o custo de cada convidado, respeitando uma margem de segurança para mais — é preferencial que sobre um pouco do que falte. Desse modo, fica mais fácil saber o que pode ser feito para reduzir gastos.

Caso o evento seja no horário do almoço, por exemplo, as pessoas chegarão com bastante fome. Uma opção é servir salgados maiores para saciar a fome dos convidados e economizar na quantidade da comida do buffet. Ao mesmo tempo, é uma possibilidade a redução da quantidade de docinhos servidos por cabeça e aumentar o tamanho da fatia do bolo.

Divulgue com eficiência

A divulgação do evento também necessita de um orçamento, não é mesmo? Lembre-se de que hoje, com tanta tecnologia, pode-se economizar com esse tipo de serviço e também evitar mais poluição no meio ambiente com o descarte de panfletos na rua, por exemplo.

O ideal é ter uma forte divulgação nas redes sociais, que é um modo de divulgação barata e eficaz, além de contar com jornais físicos e painéis publicitários em ruas de alta movimentação da cidade. Essas duas últimas opções serão mais caras, portanto, são ideais para eventos de médio a grande porte, que oferecerão um retorno que compensará o gasto.

Compre salgados congelados

Uma excelente opção para quem quer reduzir gastos no evento é utilizar salgados congelados. Essa é uma maneira de garantir a qualidade do produto, pois o sabor é preservado, ao mesmo tempo em que se evita o desperdício de alimentos.

Como o indicado é ter uma margem de segurança para mais no número de salgados do evento, a quantidade que não for utilizada poderá ser servida no futuro. Assim, economiza-se no gasto sem fazer descarte desnecessário de comida.

Para melhorar a logística de seu evento, conte com o apoio dos salgados da Bem frito. Além de deliciosos e saborosos, há muitas opções de petiscos diferentes, que chegam até o local no horário estabelecido e com excelente qualidade!

Viu como é possível reduzir custos em eventos? Caso tenha ficado alguma dúvida, entre em contato conosco. Estamos sempre prontos para auxiliar da melhor maneira possível.

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