Veja 7 dicas de como lidar com imprevistos em eventos

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Festas, exposições, celebrações ou conferências — muitos são os tipos de ocasiões, corporativas ou não, que fazem com que pessoas queiram se reunir. Esses momentos são especiais e benéficos, no entanto, organizá-los nem sempre é uma tarefa fácil. Para tanto, um conhecimento primordial que profissionais dessa área precisam dominar é saber como lidar com imprevistos em eventos.

“Imprevistos acontecem” é um dizer muito conhecido e uma grande verdade em vários momentos no dia a dia. No caso do planejamento de eventos, esse detalhe merece ainda mais atenção, uma vez que essa atividade é algo que exige a coordenação e o controle de várias ações e iniciativas ao mesmo tempo.

Não considerar riscos e erros em potencial na hora de programar um evento significa ter que encarar uma série de ocorrências e aborrecimentos — que podem ser evitados. Logo, organizadores de eventos precisam ter jogo de cintura e várias “cartas na manga” para se preparar para situações indesejadas e garantir que tudo corra conforme o planejado.

Neste post, compartilharemos 7 dicas para você aprender a contornar esses acidentes e conduzir seu próximo evento com segurança e tranquilidade, proporcionando, somente, boas surpresas para seu público. Acompanhe!

1. Tenha sempre um plano B

Saber lidar com imprevistos está muito relacionado à habilidade de remediar situações inesperadas. Para isso, você precisa ter sempre alternativas, um plano B, para se safar de certos problemas.

Sendo assim, mantenha uma lista de contatos atualizada e variada, com o número de fornecedores que você pode confiar, sobretudo se for um pedido de última hora. Logo, saiba para quem ligar caso necessite de uma solução rápida para serviços buffet, impressão de materiais gráficos, aluguel de equipamentos, entre outros.

2. Identifique com antecedência os potenciais riscos

Para ter um bom plano B, você precisa saber de antemão tudo o que pode acontecer em um evento. Dessa forma, mapeie todas as etapas e funcionamento da celebração, aponte os possíveis contratempos e faça um checklist, elencando as soluções ou fornecedores que poderão ajudar em cada caso. Alguns exemplos de imprevistos que podem ocorrer são:

  • problemas técnicos com iluminação, decoração, equipamentos, entre outros;
  • atrasos na entrega dos fornecedores;
  • mudanças climáticas;
  • superlotação e falta de espaço para os convidados;
  • questões de infraestrutura envolvendo, por exemplo, estacionamento, acesso, espaço físico, banheiros etc.

Faz parte do planejamento, realizar uma boa gestão de risco. O que fará a diferença no sucesso do seu evento é como você vai lidar com os equívocos e que recursos terá para contorná-los. Por isso, é essencial conhecer as ameaças de perto para se preparar para lidar com elas.

3. Treine sua equipe e alinhe processos

Antes do evento, reúna o time de profissionais que atuará, esclareça e revise informações e procedimentos sobre o dia. Não deixe de compartilhar seu plano de como lidar com imprevistos para que eles também saibam como agir diante de um obstáculo.

Isso inclui, de modo igual, conversar com fornecedores e alinhar os últimos detalhes para que tudo corra bem na entrega do que foi encomendado. No grande dia, combine um sistema, pelo celular ou rádio, para que a comunicação seja fluida e clara.

4. Saiba como agir diante de uma dificuldade

Se um imprevisto de fato ocorrer, é necessário ser rápido na solução. Por isso, é tão importante se programar e ter uma lista de contatos à mão. Da mesma forma, lembre-se de manter a calma. Ficar estressado apenas piora as coisas, pois deixa todas as pessoas ao redor ainda mais nervosas e ainda contribui para que uma situação tome uma proporção maior do que de fato é — além de não mostrar muito profissionalismo.

Para tomar decisões ágeis, eficientes e sensatas, você precisa estar tranquilo e com a cabeça no lugar para avaliar a situação da melhor maneira.

5. Fique atento à contratação de fornecedores

Confiança e qualidade são palavras-chave quando o assunto é selecionar fornecedores. Organizar eventos, quase sempre, envolve gerenciar uma série de tarefas e serviços terceirizados. Para que as coisas não saiam do controle, saiba com quem você está trabalhando. Dê preferência para fornecedores que foram recomendados e que têm boas avaliações, seja na internet, seja por colegas da sua área.

Pesquise muito antes de fechar negócio com uma empresa. No fim, todo esse levantamento valerá a pena, ou seja, ao encontrar prestadores de serviço eficientes, rápidos e prestativos, você saberá que tem ótimos parceiros, com quem poderá contar nos seus próximos eventos.

6. Contrate um seguro

A segurança e bem-estar dos convidados não tem preço, bem como sua tranquilidade no dia do evento. Portanto, ter um seguro é uma dica essencial de como lidar com imprevistos, já que ele garantirá cobertura de danos, caso algum acidente sério aconteça com alguém ou se um objeto quebrar, por exemplo.

O seguro é indispensável para amparar pessoas e materiais, logo, todo organizador deve se lembrar de providenciá-lo durante o planejamento.

7. Registre contratos

Formalize a aquisição de todos os serviços do evento por meio de contratos. Em primeiro lugar, esse recurso é válido, pois protege quem organiza, assegurando que esse profissional não tenha que responder sozinho pelas consequências de danos que podem acontecer durante a cerimônia.

Ao mesmo tempo, esse documento é útil para gerir o relacionamento com os fornecedores, já que nele estarão estipulados os pormenores relacionados ao trabalho contratado, além de informações, como prazos, valores e os direitos e deveres de cada parte envolvida.

Assim, você fica bem informado e não é pego de surpresa de última hora, ao descobrir que determinado serviço inclui uma quantidade menor de itens ou termina antes do que imaginava, por exemplo.

Organizar eventos é uma atividade complexa, que envolve várias etapas e responsabilidades. Sendo uma das mais importantes a de avaliar os riscos e saber como lidar com imprevistos. Com as medidas certas, baseadas nessas dicas, você diminuirá as chances de contratempos durante seu trabalho e, mesmo que eles apareçam, saberá como agir de forma rápida, prática e muito eficiente para encantar seu cliente!

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