Como montar uma equipe de evento? 5 dicas para um time eficiente!

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Quem trabalha com buffet precisa saber como montar uma equipe de evento. Afinal, criar um time qualificado e eficiente é fundamental para oferecer um serviço de primeira e com um ótimo rendimento laboral. Além disso, é necessário atender bem o cliente, resolver eventuais problemas que venham a ocorrer, estimular a todos para trabalhar com motivação, entre outros pontos.

Portanto, deve-se buscar a formação de uma equipe que seja motivada, ágil, competente e eficaz. Pode parecer bastante desafiador cumprir todos esses requisitos, mas, seguindo algumas dicas, fica muito mais fácil compor esse time ideal.

Se você tem interesse por esse tema, continue a leitura e confira 5 dicas essenciais de como montar um excelente time de eventos.

1. Escolha profissionais qualificados

Ao procurar os profissionais para compor a sua equipe, é importante estabelecer as características principais do evento que será realizado. Com isso, fica mais fácil criar o perfil ideal que deve ser contratado.

No caso de um evento infantil, por exemplo, é fundamental escolher pessoas que gostem de crianças, sejam simpáticas, educadas e tenham entusiasmo. Uma equipe com essas características tem mais chances de atender às necessidades do evento com profissionalismo e competência.

Defina o tamanho do evento para ter o número exato da demanda de profissionais a ser contratada. No caso do exemplo acima, analise o currículo dos candidatos e preze por pessoas com as qualificações mencionadas e que tenham experiência comprovada em outras festas similares.

2. Ofereça treinamento

Após selecionar os profissionais para compor a sua equipe de evento, ofereça um treinamento personalizado para atender às necessidades do trabalho em questão. Um time bem treinado será capaz de:

  • fazer o necessário caso ocorra algum contratempo;
  • responder dúvidas das pessoas presentes no evento;
  • saber o que fazer se algum fornecedor atrasar com a entrega de algum item;
  • encontrar cada item do evento que estará guardado;
  • saber quem é o responsável por cada etapa.

Essas são algumas das questões fundamentais para que o evento ocorra sem problemas. Uma equipe treinada poderá contornar eventuais problemas que surjam de forma eficaz, contribuindo para o sucesso da celebração.

Uma dica para facilitar esse treinamento é criar um questionário com perguntas e respostas sobre o que fazer em algumas situações que podem ocorrer durante a celebração. Outra prática bastante positiva é repassar esse questionário em cada treinamento e antes do evento começar.

3. Saiba como motivar a equipe

Uma equipe motivada trabalha melhor, o que reflete em um desempenho mais ágil e sagaz. Com isso, o evento proporcionará uma excelente experiência para os convidados.

Para estimular a sua equipe, crie um sentimento de união e de que juntos eles são mais fortes. Assim, todos trabalharão melhor em busca de um resultado que seja muito maior do que satisfatório.

Não incentive o individualismo e evite a premiação unitária. Após um serviço que foi um sucesso, por exemplo, é interessante agradecer a toda a equipe e organizar uma confraternização alguns dias depois do evento, seja um churrasco, uma reunião em um restaurante etc.

Essa reunião com todos os profissionais envolvidos pode ser uma forma de conversarem sobre as medidas aplicadas no trabalho, o que deveria ser melhorado, o que foi acerto total, quais são os próximos eventos que estão por vir, entre outros.

Desse modo, haverá o entrosamento de todos e o estímulo de uma equipe unida e motivada. Com isso, observe a importância de valorizar cada profissional que faz parte do seu time.

4. Seja claro quanto aos objetivos de cada evento

Para que haja o aproveitamento máximo dos profissionais envolvidos, a empresa deve ser muito clara quantos às suas políticas de atendimento e os objetivos que se buscam alcançar, ou seja, deve-se ter certeza de todas as etapas do evento traçadas.

Afinal, toda cerimônia tem um propósito, seja proporcionar a celebração, impulsionar a venda de uma empresa, atrair e fidelizar mais clientes, entre outros.

Assim, a depender do objetivo do evento, cada atividade deve ser planejada de forma a transmitir o estilo de seu conceito. Para isso, é preciso estabelecer a decoração apropriada, escolher as músicas certas, qual será o tipo de comida mais adequado etc.

O planejamento deve ser feito com cuidado para definir todas as tarefas a serem realizadas dentro do prazo estipulado. Para facilitar isso tudo, uma dica é criar um calendário organizado com cada passo do evento. Dessa forma, os membros responsáveis da equipe podem acompanhar o desenvolvimento de cada tarefa.

5. Delegue as funções com sabedoria

Uma equipe precisa ser bem delegada para que cada etapa do evento saia conforme o planejado. Sendo assim, delegue as funções para os profissionais que se encaixarem melhor no perfil de cada tarefa. Isso faz com que o trabalho seja feito com o profissionalismo exigido.

Além disso, é preciso definir um prazo razoável para o cumprimento de cada atividade, para que tudo seja cumprido com capricho e sem imprevistos. Com isso, a etapa de execução é feita com mais organização e evita-se que problemas inesperados ocorram.

Mas saiba que eventuais problemas que podem surgir em qualquer etapa de planejamento ou execução e devem ser abordados com objetividade e rapidez. Quanto mais rápido o imprevisto for solucionado, mais fácil será passar para a etapa seguinte sem comprometer o que estava previsto no cronograma.

Ainda, com uma boa equipe treinada, é possível impulsionar o trabalho da empresa, sabendo que haverá a otimização do tempo, o melhor atendimento ao cliente, mais produtividade laboral, entre muitos outros benefícios. Assim, fica mais fácil proporcionar um serviço de qualidade e excelência.

Lembre-se também de valorizar a sua equipe oferecendo sempre um treinamento de primeira e de delegar sabiamente cada etapa do processo do evento. É necessário planejar com cautela e criar um cronograma realizável para evitar o não cumprimento de prazos.

Pronto! Agora você já sabe como montar uma equipe de evento e pode aplicar as dicas para melhorar ainda mais!

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