O que não pode faltar em um evento? Veja 7 coisas essenciais!

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Quase todo mundo tem alguma lembrança para contar sobre uma experiência muito boa ou ruim em relação a festas. Por essas histórias, a gente percebe claramente o que não pode faltar em um evento. O que faz o momento ser marcante positivamente? Quais são os detalhes que promovem toda diferença na organização? Tudo tem que ser parte do pacote completo de uma experiência única, que merece ser positiva e memorável.

Independentemente do tipo de evento, para que ele seja um sucesso, é necessário contar com alguns itens essenciais. Portanto, é importante que você assegure a qualidade de todos esses pontos para realizar um acontecimento social brilhante, alcançando todos os resultados desejados.

Neste post, confira 7 coisas que você não pode esquecer de considerar!

1. Recepção qualificada

A primeira impressão é a que fica. Então, quando chegamos a um evento, é na recepção que temos a sensação inicial de que a noite ou o dia, dependendo do horário, será inesquecível ou não. Para isso, a equipe de recepcionistas precisa ser qualificada para fazer com que os convidados se sintam realmente bem-vindos e acolhidos.

É na entrada do evento que os participantes podem tirar dúvidas, por exemplo. As mesas ou cadeiras estão marcadas com os nomes dos convidados? Qual a direção para os banheiros? Essas e outras perguntas devem ser respondidas com clareza por quem estiver encarregado da recepção. Vale ressaltar também a abordagem educada, simpática e prestativa, sempre com um belo sorriso no rosto!

2. Boa sonorização, cenografia e decoração

A equipe dá um show na recepção, mas, quando os convidados entram no evento, encontram um espaço mal planejado, com uma decoração a desejar e um som baixo ou alto demais. São detalhes assim que podem arruinar qualquer experiência, seja ela uma festa, uma cerimônia, uma palestra corporativa ou um acontecimento social de qualquer outra natureza.

Para não fazer feio, a sonorização deve estar bastante afinada e equilibrada, assim como a cenografia do local. Muitos podem achar um grande desperdício gastar dinheiro com decoração, mas são os itens ornamentais posicionados estrategicamente que transformam qualquer simples salão ou galpão em um ambiente de tirar o fôlego.

Nessa etapa de checagem do que não pode faltar em um evento, adicione também um cuidado especial com a iluminação — na medida certa para criar uma atmosfera aconchegante e que dialogue com a proposta do momento.

3. Espaço apropriado para o evento

Por falar em ambiente, é importante considerar outros fatores antes de escolher o melhor local para determinado evento. Um bom exemplo disso é quando alguém contrata um salão enorme para um grupo de apenas 50 a 100 pessoas ou, em vez disso, tenta economizar no orçamento optando por um lugar apertado, que não consegue comportar uma festa para 300 convidados ou mais.

Nesse sentido, além do tamanho do local, também é válido conferir — pessoalmente, de preferência — as instalações do espaço, a fim de não ter que encarar problemas pontuais, como:

  • quedas de energia elétrica que comprometam a sonorização, a iluminação ou o funcionamento do ar-condicionado;
  • possíveis incidentes, por exemplo, ausência de saídas seguras em caso de incêndio;
  • falta de água por problemas na parte hidráulica;
  • ausência de janelas e portas suficientes para a circulação de ar.

Observe atentamente todos esses aspectos com antecedência e previna-se de qualquer contratempo desagradável durante o evento.

4. Equipe de suporte treinada

Além do time da recepção, também é fundamental contar com bons profissionais em todas as outras áreas da organização. Em especial, temos a equipe de suporte, que estará a postos para prestar assistência antes, durante e após a data do evento.

Para isso, elabore uma lista que inclua todos os colaboradores envolvidos, desde os que são da sua empresa até aqueles terceirizados. Assim, você terá uma fonte prática e segura para consultar e contactar qualquer um deles caso seja necessário.

Aproveite o trabalho realizado para otimizar ainda mais os processos, criando memorandos (para seus funcionários) e contratos de serviço (para os terceirizados), a fim de manter tudo documentado e com as funções esclarecidas de cada integrante — suas obrigações, responsabilidades e direitos.

5. Recursos tecnológicos

Para que tudo saia perfeitamente como o planejado, temos a tecnologia como aliada. Nesse sentido, diversos recursos e ferramentas podem ser adotados para que a experiência do evento seja a melhor possível. Logo, vale pesquisar as tendências do mercado e apostar no que mais dialoga com a proposta:

  • painéis de LED;
  • totens interativos para fotos;
  • ar-condicionado;
  • aplicativos para conferência de ingressos na entrada etc.

6. Fornecedores de confiança

Um evento memorável não se faz apenas com uma pessoa. É necessária toda uma equipe com diversas frentes de trabalho, tendo também os fornecedores como grandes parceiros. Diante disso, é indispensável conhecer melhor essas empresas ou prestadores de serviços, para que nada dê errado no período em que os convidados estiverem desfrutando do espaço e do momento.

Para isso, veja o trabalho dos seus fornecedores de perto, para selecionar profissionais sérios, comprometidos e experientes. O que ajuda bastante é realizar uma pesquisa de mercado e verificar referências. Além disso, também é essencial avaliar propostas e analisar orçamentos, por mais que você sinta que a empresa esteja preparada para atender às suas demandas. Lembre-se, ainda, de cuidar dos contratos de serviços e formalizar adequadamente todos os negócios fechados!

7. Salgados e aperitivos de qualidade

Um evento que se preze oferece o que há de melhor e mais gostoso em relação aos buffets. Então, não poupe esforços para escolher as opções que mais casam com a ocasião: salgados, aperitivos, coffee break, um coquetel etc.

No entanto, a atenção deve ser redobrada, uma vez que alimentação é coisa séria. Além de ser de qualidade, a comida precisa agradar ao público, com variedade e segurança — logo, não deixe de fora a possibilidade de incluir itens no cardápio para pessoas com restrições alimentares, por exemplo.

Um bom fornecedor vai atender o seu evento nesse sentido, além de calcular a quantidade certa e cuidar da satisfação dos convidados. Uma atitude inteligente é contar sempre com empresas especializadas, que agreguem qualidade e valor à equipe e à ocasião.

O maior erro causador de experiências negativas é não saber o que não pode faltar em um evento. Quando os organizadores sabem exatamente o que precisam incluir no planejamento e na execução, não haverá nenhum participante para reclamar.

Se você deseja realizar um evento com eficiência e excelência, considere os diferenciais dos salgados congelados da Bem Frito. Eles vão garantir o sucesso da comemoração, deixando todos os participantes bem servidos. Entre em contato conosco e saiba mais!

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